perencanaan akomodasi dalam perjalanan bisnis

AKOMODASI

                Tempat untuk menginap pimpinan selama melakukan perjalanan bisnis ,pesanlah penginapan melalui agen perjalanan atau dapat di lakukan sendiri oleh seorang sekretaris.

                Apabila pimpinan menghendaki hotel tertentu beserta fasilitasnya ,sekretaris dapat memesan melalui faximile atau telex atau langsung datang sendiri ke hotel tersebut mengenai jenis kamar dan kelas yang diinginkan .

Langkah-langkah dalam mempersiapkan akomodasi.
1.pemesanan kamar
2.check in
3.cara pembayaran
4.chek out
5.rencana keuangan

Cara membuat paspor

Cara Membuat Paspor

1. Datang dahulu ke kantor imigrasi. Bisa datang ke kantor imigrasi yang tertera pada KTP kita atau datang saja ke kantor imigrasi terdekat.
2. Kemudian anda beli formulir permohonan. Formulir permohonan ada di loket yang sudah disediakan, isi dengan lengkap formulir tersebut sesuai dokumen yang anda miliki dan bawalah dokumen yang asli.
3. Serahkan formulir yang telah diisi ke loket pendaftaran.
4. Setelah itu ambil tanda terima dan jadwal foto serta pengambilan sidik jari. Untuk pengambilan sidik jari dan jadwal foto bisa datang pada hari berikutnya jika nomor antrian anda masih lama.
5. Apabila anda sudah foto dan mengambil sidik jari, maka anda akan sampai pada tahap wawancara dengan menunjukkan dokumen asli.
6. Setelah tahap wawancara selesai, langkah selanjutnya adalah membayar buku paspor dan menandatangani buku paspor serta minta informasi kapan jadwal pengambilan paspor yang sudah selesai.
7. Pada saat tanggal yang telah ditentukan, kita dapat datang kembali ke kantor imigrasi untuk mengambil paspor yang telah jadi. Biasanya dalam waktu seminggu paspor baru anda sudah selesai dan bisa diambil.

SURAT TUGAS

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang pejabat atau pegawai untuk melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh kantor atau perusahaan yang berkepentingan.
bagian-bagian surat tugas terdiri dari kepala surat,isi surat dan kaki surat.
cara menyusun surat tugas :
1. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat dikantor yang bersangkutan.
2. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kop surat.
3. Merancang alinea pendahuluan secara tepat.
4. Merancang alinea isi/inti yang memuat identitas pemberi tugas,pengemban tugas,jenis tugas dll.
5. Merancang alinea penutup.
6. Menulis kaki surat
7. Mengetik konsep surat yang telah diparaf.
8. Penanda tangganan surat tugas

SURAT PERINTAH PERJALANAN BISNIS/DINAS(SPPB/SPPD) 

SPPB/SPPD adalah surat yang memuat penugasan ke
wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor/perusahaan/negara.
bagian-bagian surat perintah perjalanan bisnis terdiri dari kepala surat,isi surat dan kaki surat. adapun data yang harus dimuat dalam isi surat tersebut adalah:
1. Pejabat yang memberi perintah
2. Nama dan identitas yang mendapat perintah
3. Tempat tujuan perjalanan dinas/bisnis

4. Transportasi yang digunakan
5. Jangka waktu perjalanan
6. Maksud perjalanan
7. Biaya perjalanaan
8. Keterangan 

Soal perjalanan bisnis

Soal perjalanan bisnis

1.Pimpinan melakukan perjalanan ke luar kota atau ke luar negeri yang berkaitan dengan tugas dan pekerjaan untuk jangka waktu tertentu disebut perjalanan ….

a.kunjungan                c.bisnis              e.bebas

b.Wisata                     d.biasa

2. Berikut ini yang termasuk dalam persiapan perjalanan bisnis adalah persiapan….

a. akhir                   c. naskah          e. transportasi dan akomodasi

b.  mental                   d. Tenaga

    3.Tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi sutau Negara tertentu dalam waktu tertentu ialah…

     a.   Yellow card       d. Paspor

     b.   SPPD               e. Visa

     c.   Fiskal

4. Surat yang dibuat oleh perusahaan atau kantor pemerintah yang memberikan informas mengenai penugasan pimpinan untuk melakukan perjalanan dinas disebut ...
A. Surat dinas     C. Paspor    E. yellow card
B. Surat tugas     D. Visa

5. Visa yang biasa dipakai oleh seorang yang berkunjung ke negara lain beberapa kali tanpa harus memperbarui visa disebut ...
A. single exit     C. double entry   E. Multiple entry
B. single entry   D. triple entry

6. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang warga negara (pimpinan) yang akan bepergian ke luar negeri untuk mengurus paspordan visa diantaranya ...
A. KTP, Ijazah terakhir, SK, rekening telepon
B. KTP, KK, Ijazah, pas foto, surat tugas, SKCK
C. KTP, KK, sertifikat, rekening listrik
D. KTP, slip gaji, surat tugas
E. KTP, piagam, SKCK, Kartu merah

7. (1.) Menyiapkan berbagai dokumen
(2.) Memastikan tujuan kepergian pimpinan
(3.) Membuat laporan perjalanan dinas
(4.) Menyiapkan tiket pesawat, penginapan, dan keuangan
Urutan prosses kerja sekretaris dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan adalah ...
A. 1-2-3-4      C. 2-1-4-3     E. 1-4-2-3
B. 1-3-2-4      D. 2-1-3-4

8. (1.) Melakukan klarifikasi nama, alamat, dan nomor telepon semua perusahaan yang akan dikunjungi
(2.) Melakukan klarifikasi nama dan kedudukan semua orang yang akan ditemui melakukan klarifikasi semua informasi tentang transakasi dengan perusahaan dan semua urusan yang sedan ditangani menentukan waktu keberangkatan dan lama perjalanan
(3.) Menentukan jenis transportasi yang akan digunakan
Kegiatan diatas dilakukan sekretaris ketika melakukan persiapan kegiatan untuk ...
A. Perjalanan bisnis direksi              D. Pertemuan rapat
B. Pertemuan dengan pelanggan      E. Perjalanan keluarga
C. Melakukan negosiasi

9. (1.) SIM, STNK,KTP, Sertifikat asuransi dan lain sebagainya
(2.) Peta kota yang dilalui hingga sampai di kota tujuan dan rencana rute yang mungkin digunakan
(3.) Informasi mengenai kondisi cuaca yang akan dilewati
(4.) Konfirmasi mengenaipemesanan hotel
(5.) Persiapan rencana perjalanan termasuk janji temu, rapat yang harus diikuti, nomor telepon dan alamat semua perusahaan yang akan dikunjungi
Syarat-syarat diatas adalah persiapan yang dilakukan untuk melakukan perjalanan dinas melalui ...
A. Laut          C. Udara        E. Kereta Api
B. Darat        D. Kapal

10. Ada empat cara syarat yang diperlukan dalam memilih hotel/penginapan. Satu syarat yang tidak diperlukan adalah ...
A. Jarak tempat seminar/rapat dipilih yang tidak terlalu jauh dari penginapan
B. Keadaan hotel/penginapan harus nyaman
C. Hotel harus dilengkapi fasilitas yang biasa ada di hotel
D. Biaya penginapan
E. Mewah dan lux

11. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan atau badan lain yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai tertentu menurut persyaratan yang ditetapkan disebut ...
A. Credit Card       C. Yellow Card      E. Visa
B. Surat tugas        D. Paspor

12. Alat pembayaran yang jarang dipakai selama mengadakan perjalanan dinas adalah ...
A. Uang              C. Traveller's cheque      E. Emas
B. Credit Card    D. Letter of credit

13. Berikut yang bukan merupakan syarat-syarat untuk melakukan perjalanan dinas dengan pesawat terbang adalah ...
A. dapatkan tiket pesawat terbang
B. carilah keterangan dari pelabuhan udara mana pimpinan akan berangkat, serta dengan cara apa pimpinan harus pergi kamana
C. dapatkan mata uang asing, Traveller's Cheque dan buat surat kredit bepergian
D. carilah keterangan dari pelabuhan dan dermaga mana pimpinan akan berangkat
E. periksa apakah koper yang dibawanya tidak melebihi batas maksimum

14. Dalam membuat daftar janji temu yang disepakati paling sedikit sekretaris harus membuat 4 rangkap.Pihak yang tidak harus menerima tembusan daftar janji temu adalah ...
A.pimpinan
B.wakil pimpinan
C.kolega yang akan ditemui
D.pihak keluarga dari pimpinan
E.sekretaris

15. fungsi dari daftar janji temu adalah ...
A.mendapatkan kepastian waktu kunjungan
B.memperoleh kepastian waktu keberangkatan
C.mendapatkan kepastian waktu untuk shopping
D.memastikan waktu bepergian ke pantai
E.menghindari benturan acara dengan pihak pengelola hotel

16. Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan untuk orang yang bepergian dan dapat diuangkan pada bank tertentu disebut ....
A.Credit Card C.surat tugas E.Visa
B.Traveller's Cheque D.Yellow Card

17.bentuk yang bukan merupakan fungsi atau manfaat Credit Card adalah ...
A.mempermudah pembayaran (flexible)
B.mengurangi pengeluaran uang kas (cash)
C.mendapatkan barang dengan cara cepat dan efesien
D.menambah prestise pemiliknya
E.menambah keinginan untuk selalu berbelanja

     18. Tujuan dari perjalanan dinas adalah …

     a.Untuk meningkatkan kemahiran pegawai/karyawan

     b.Untuk kepentingan pimpinan dan negara

      c.Untuk kelancaran komunikasi dan peningkatan hubungan yang baik serta mengembangkan usaha atau perluasan aktivitas

     d. Untuk peningkatan regenerasi dan kaderisasi pegawai/karyawan pada suatu institusi atau lembaga

     e.Untuk mendapatkan situasi dan kondisi yang berbeda dengan lingkungan kerja yang ada

     19.Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga Negara yang diberi izin untuk meninggalkan negaranya dan untuk bepergian ke Negara-negara asing disebut…

     a.Yellow card        d. Paspor

     b.SPPD                e. Visa

     c.Fiskal

     20.  Di Indonesia, salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak pergi ke luar negeri ialah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman yang berupa izin meninggalkan Negara yang disebut …

     a. Traveller’s cheque         c. Credit Card

     b.Exit permit                   d. Visa

     c.Fiscal

Perencanaan keuangan dalam perjalanan bisnis

Perencanaan Keuangan

a. perencanaan keuangan adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis/dinas. Ada beberapa biaya yang diperlukan yaitu :

1.      Biaya transportasi (pulang, pergi, lokal selama dalam tugas dikota tujuan )

2.      Biaya akomodasi

3.      Biaya acara kegiatan/kontribusi acara kegiatan

4.      Uang saku

5.      Uang lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan)

6.      Biaya lain.

b. Selain biaya masih harus menyiapkan alat pembayaran yang digunakan dalam perjalanan dinas yaitu :

1.      Uang tunai

Adalah uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang syah. Bila ke luar negeri sebaiknya menyiapkan uang asing dari negara yang dituju.

2.      Kartu kredit

Adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank. Kartu kredit meminjamkan konsumen uang yang bukan mengambil rekening tabungan.

3.      Cek berpergian/traveller check

Adalah alat pembayaran semacam cek yang dibuat khusus untuk orang yang berpergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan.

4.      Letter of credit (1/C)

Adalah alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C di keluarkan atas nama seseorang yang meminta dan dengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang dituju. Setiap pengambilan, bank akan menunjuk neraca dalam l/C.

Fiskal

a. Fiskal
   Fiskal Luar Negeri adalah Pajak Penghasilan yang wajib dibayar oleh Wajib Pajak orang pribadi dalam negeri (Indonesia) yang akan bertolak ke luar negeri sesuai dengan peraturan perundang-undangan perpajakan.

 b. Yang dibebaskan dari pembayaran fiskal luar negeri :

1. Orang Pribadi yang berusia kurang dari 21 tahun. 
2. Orang asing yang berada di Indonesia kurang dari 183 hari dalam 12 bulan. 
3. Pejabat Perwakilan Diplomatik. 
4. Pejabat Perwakilan Organisasi Internasional. 
5. WNI yang memiliki dokumen resmi penduduk negara lain (termasuk pelajar/mahasiswa yang belajar di luar negeri dengan menunjukkan kartu identitas, misalnya student card) sepanjang tidak tinggal di Indonesia lebih dari 183 hari dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan. 
6. Jemaah Haji yang penyelenggarannya dilakukan oleh instansi yang berwenang. 
7. Pelintas batas jalan darat. 
8. Tenaga Kerja Indonesia dengan Kartu Tenaga Kerja Luar Negeri (KTKLN).
9. WP OP dalam Negeri yang memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 
10. Bebas dengan Surat Keterangan Bebas Fiskal Luar Negeri (SKBFLN)

    

    Add caption

yellow card

Yellow Card (Kartu Sehat)

Kartu sehat merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara indonesia yang akan pergi ke luar negeri. Kartu ini berfungsi untuk menyatakan bahwa Negara tempat berasal bebas dari penyakit menular seperti cacar air, kolera, demam kuning, dan ini merupakan peraturan yang dikeluarkan oleh WHO dengan undang-undang kesehatan internasional ( International Health Regulatio )

cara membuat yellow card
 1.Fotokopi paspor dengan nama bersuku kata tiga yang masih berlaku (1 lembar); 
  2.Foto 4×6 (1 lembar) 
  3.Sejumlah uang sesuai harga vaksin

visa

Visa adalah tanda izin untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu dan untuk tujuan tertentu (tugas kebisnisan maupun kepentingen lain). Visa berupa tanda izin yang dicap atau distempel pada lembaran-lembaran halaman dari buku paspor.
Macam-macam visa :
 1. Berdasarkan pemiliknya
     a. Visa untuk pegawai
     b. Visa untuk wisatawan
     c. Visa untuk pelajar
 2. Berdasarkan lama pemakaianya
     a. Visa single entry
     b. Visa multiple entry
Visa dapat diperoleh dengan mendatangi konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.

Paspor

Paspor (Passport)

 Paspot (passport) adalah identitas warga Negara yang akan melakukan perjalanan ke Luar Negeri.

paspor dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau ada lembar untuk exit permit. Apabila lembae exit permit telah habis, anda perlu mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah 5 tahun.

 Paspor yang digunakan untuk kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Macam-macam paspor

Paspor dibagi menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut :

 a.   Paspor biasa ( normal passport)

    paspor biasa (normal passport) adalah paspor yang bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi              setempat, masa berlakunya adalah 5 tahun,

b.   Paspor dinas 

      paspor dinas ini adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/ pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah.

c.   Paspor coklat

      paspor coklat yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan melakukan ibadah haji.Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.

d.  Paspor hitam

     paspor hitam biasa disebut juga sebagai paspor diplomatik.

Macam-macam perjalanan bisnis

A. Perjalanan bisnis ditinjau dari negara tujuan
       1. Perjalanan bisnis luar negeri
       2. Perjalanan bisnis dalam negeri
B. Perjalanan bisnis ditinjau dari jenis transportasi
       1. Melalui jalur darat
       2. Melalui jalur udara
       3. Melalui jalur laut

Maksud dan tujuan perjalanaan bisnis
       1. Mengadakan kerja sama dengan perusahaan lain
       2. Mengikuti kegiatan seminar/loka karya/konfrensi atau sejenisnya
       3. Mengikuti pelatihan
       4. Melakukan serah terima jabatan
       5. Mengikuti diklat dan pelatihan kerja
       6. Study banding
       7. dll

Perjalanan bisnis pimpinan

Perjalanan bisnis adalah perjalanan resmi yang membawa seseorang pergi dari tempat kerja untuk jangka waktu tertentu.

Manfaat perjalanan bisnis :
a. Mempererat hubungan antara kolega dan pelanggan
b. Memperbanyak jumlah kolega dan pelanggan
c. Memperkenalkan produk perusahaan
d. Memperluas daerah pemasaran